Pelaksanaan
Pelaksanaan Standar SPMI UNISA Bandung
Pelaksanaan merupakan tahap kedua siklus PPEPP untuk menerapkan standar mutu ke dalam program, proses, layanan, dan kegiatan nyata pada seluruh unit akademik serta nonakademik Universitas 'Aisyiyah Bandung.
Mengubah standar menjadi praktik nyata
Pelaksanaan adalah proses menjalankan standar SPMI melalui rencana kerja, prosedur, layanan, kegiatan, penggunaan sumber daya, pembagian tanggung jawab, serta pencatatan bukti. Tahap ini memastikan standar yang telah ditetapkan benar-benar diterapkan secara konsisten dan dapat dievaluasi.
Memastikan standar dilaksanakan secara efektif, konsisten, dan dapat dibuktikan
Tahap Pelaksanaan mengarahkan seluruh unit untuk menerjemahkan standar ke dalam target kerja, prosedur, layanan, program, dan bukti yang jelas sehingga pencapaian mutu dapat dipantau, dievaluasi, dikendalikan, serta ditingkatkan secara berkelanjutan.
Proses penerapan standar pada setiap unit
Pelaksanaan dilakukan secara terencana agar standar dipahami oleh pelaksana, didukung sumber daya yang memadai, dan menghasilkan rekaman yang dapat ditelusuri.
Sosialisasi dan pemahaman standar
Menyampaikan isi standar, indikator, target, prosedur, tanggung jawab, jadwal, serta bukti yang harus disiapkan kepada seluruh pihak yang terlibat.
Penyusunan rencana pelaksanaan
Menerjemahkan standar ke dalam program kerja, sasaran, indikator operasional, kegiatan, jadwal, kebutuhan anggaran, dan rencana pemantauan.
Penetapan penanggung jawab
Menentukan pimpinan, unit, tim, dan personel pelaksana beserta kewenangan, pembagian tugas, jalur koordinasi, dan mekanisme pelaporannya.
Penyediaan sumber daya
Memastikan ketersediaan SDM, anggaran, sarana, prasarana, teknologi, data, dokumen, dan dukungan lain yang dibutuhkan untuk mencapai standar.
Pelaksanaan program dan layanan
Menjalankan proses akademik dan nonakademik sesuai standar, manual, SOP, instruksi kerja, kalender kegiatan, serta ketentuan internal yang berlaku.
Pencatatan bukti pelaksanaan
Mendokumentasikan kegiatan, keputusan, data kinerja, daftar hadir, berita acara, laporan, hasil layanan, keluaran, serta rekaman mutu lainnya.
Pemantauan rutin
Memantau kemajuan target, kepatuhan prosedur, kendala, risiko, penggunaan sumber daya, dan kualitas layanan untuk mencegah penyimpangan sejak awal.
Pelaporan dan koordinasi tindak lanjut
Menyusun laporan berkala, membahas kendala, melakukan koreksi operasional, dan menyerahkan data yang dibutuhkan untuk tahap Evaluasi standar.
Landasan penerapan standar yang efektif
Setiap unit perlu menerapkan prinsip berikut agar pelaksanaan standar berjalan tertib, konsisten, dan berorientasi pada kepuasan pemangku kepentingan.
Patuh pada Standar
Setiap kegiatan mengikuti dokumen SPMI, SOP, ketentuan akademik, dan peraturan internal yang berlaku.
Konsisten
Proses dilaksanakan dengan cara yang seragam dan berulang sesuai standar pada setiap periode layanan.
Tanggung Jawab Jelas
Setiap target memiliki pelaksana, pemilik proses, pemberi persetujuan, dan jalur pelaporan yang jelas.
Berbasis Bukti
Setiap pelaksanaan menghasilkan data, dokumen, atau rekaman yang sah dan dapat diverifikasi.
Berbasis Risiko
Risiko pelaksanaan dikenali, dikendalikan, dan dilaporkan agar tidak menghambat pencapaian standar.
Berorientasi Layanan
Pelaksanaan memperhatikan kebutuhan mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, mitra, dan pengguna lulusan.
Komponen operasional yang harus tersedia
Standar dapat terlaksana secara efektif apabila setiap unit memiliki rencana, prosedur, sumber daya, bukti, dan mekanisme pelaporan yang saling terhubung.
Dokumen dan rekaman yang perlu disiapkan
Bukti pelaksanaan menunjukkan bahwa program dan proses telah berjalan sesuai standar serta menyediakan data untuk tahap Evaluasi.
Program kerja, target kinerja, jadwal, penanggung jawab, anggaran, dan rencana pengendalian risiko.
SOP, instruksi kerja, pedoman layanan, formulir, dan ketentuan teknis yang digunakan.
Daftar hadir, undangan, notulen, berita acara, dokumentasi, surat tugas, dan hasil kegiatan.
Data akademik dan nonakademik, capaian indikator, hasil layanan, serta penggunaan sumber daya.
Permohonan, respons, penyelesaian layanan, umpan balik, pengaduan, dan tindak lanjut pengguna.
Laporan kemajuan, kendala, risiko, tindakan koreksi awal, dan rekomendasi untuk evaluasi.
Pembagian peran dalam pelaksanaan standar
Pelaksanaan mutu merupakan tanggung jawab bersama yang membutuhkan koordinasi antara pimpinan, BPM, unit pelaksana, dan pengelola mutu di setiap tingkat.
Pimpinan Universitas
Memberikan arahan, persetujuan program, dukungan sumber daya, dan pengawasan pencapaian standar.
BPM
Mengoordinasikan sosialisasi, pendampingan, pemantauan, pengelolaan bukti, dan kesiapan evaluasi.
Fakultas dan Program Studi
Menjalankan standar akademik, mengelola program, memantau indikator, dan melaporkan hasil.
Unit Kerja
Melaksanakan standar nonakademik dan layanan pendukung sesuai fungsi, prosedur, serta target unit.
Dosen dan Tenaga Kependidikan
Menjalankan proses sesuai standar, menjaga kualitas layanan, dan menyiapkan rekaman pelaksanaan.
Gugus atau Unit Mutu
Mendampingi pelaksana, memeriksa kelengkapan bukti, memantau capaian, dan mengoordinasikan laporan.
Hal yang perlu diperiksa secara berkala
Pemantauan rutin membantu unit mengetahui kemajuan sekaligus melakukan koreksi sebelum memasuki evaluasi formal.
Membandingkan realisasi program dan indikator dengan target serta jadwal yang telah ditetapkan.
Memastikan kegiatan dilaksanakan sesuai SOP, persyaratan, kewenangan, dan standar layanan.
Memeriksa keabsahan, keterbacaan, konsistensi, penyimpanan, dan kemudahan penelusuran rekaman.
Mencatat hambatan, penyebab, dampak, tindakan koreksi, dan kebutuhan dukungan pimpinan.
Uraian pada halaman ini merupakan kerangka operasional tahap Pelaksanaan SPMI. Pembagian kewenangan, indikator, formulir, SOP, jadwal pelaporan, jenis rekaman, dan mekanisme pemantauan perlu disesuaikan dengan Kebijakan SPMI, Manual SPMI, Standar SPMI, struktur organisasi, serta peraturan internal UNISA Bandung yang berlaku.
Lanjutkan ke Evaluasi Pelaksanaan Standar
Setelah standar dilaksanakan dan buktinya terdokumentasi, capaian perlu diukur dan dibandingkan dengan target untuk mengetahui kesesuaian, kekurangan, serta peluang perbaikan.