Dokumen SPMI
Dokumen SPMI UNISA Bandung
Pusat informasi perangkat Sistem Penjaminan Mutu Internal yang menjadi acuan penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar mutu akademik serta nonakademik di Universitas 'Aisyiyah Bandung.
Landasan operasional penerapan SPMI
Dokumen SPMI memuat arah kebijakan, mekanisme kerja, standar, indikator, instrumen, serta rekaman yang diperlukan untuk memastikan setiap proses di universitas dilaksanakan secara konsisten, terukur, terdokumentasi, dan ditingkatkan secara berkelanjutan.
Menjamin acuan mutu selalu sahih, mutakhir, mudah diakses, dan dapat ditelusuri
Setiap dokumen harus memiliki identitas, pemilik proses, kewenangan pengesahan, status revisi, masa berlaku, lokasi penyimpanan, dan mekanisme distribusi yang jelas agar tidak terjadi penggunaan dokumen kedaluwarsa.
Empat perangkat utama pelaksanaan SPMI
Keempat dokumen berikut saling berkaitan dan menjadi rujukan utama dalam menjalankan penjaminan mutu di seluruh fakultas, program studi, dan unit kerja.
Kebijakan SPMI
Memuat arah, prinsip, ruang lingkup, tujuan, strategi, tata kelola, serta komitmen universitas dalam penyelenggaraan penjaminan mutu internal.
Buka Kebijakan SPMIManual SPMI
Menjelaskan prosedur operasional setiap tahap PPEPP, pembagian kewenangan, langkah kerja, keluaran, dan bukti yang harus disiapkan.
Buka Manual SPMIStandar SPMI
Berisi pernyataan standar, indikator, ukuran keberhasilan, pihak yang bertanggung jawab, strategi pencapaian, dan bukti pemenuhan mutu.
Buka Standar SPMIFormulir SPMI
Menyediakan format pencatatan, checklist, evaluasi, audit, pengendalian, tindak lanjut, dan rekaman mutu yang seragam.
Buka Formulir SPMISusunan dokumen dari kebijakan hingga bukti pelaksanaan
Hierarki membantu memastikan hubungan antara arah strategis, standar, prosedur operasional, dan rekaman mutu dapat dipahami dengan mudah.
Statuta, kebijakan mutu, keputusan pimpinan, struktur organisasi, serta pembagian kewenangan penjaminan mutu.
Manual PPEPP, standar akademik dan nonakademik, indikator, target, serta strategi pemenuhan standar.
Petunjuk teknis yang menerjemahkan standar menjadi proses kerja yang konsisten pada setiap unit.
Instrumen, checklist, notulen, laporan, daftar hadir, bukti pelaksanaan, dan dokumentasi capaian.
Laporan monitoring, evaluasi diri, survei, instrumen AMI, laporan temuan, dan analisis ketercapaian standar.
Rencana tindak lanjut, hasil verifikasi, RTM, analisis risiko, benchmarking, dan usulan peningkatan standar.
Perangkat yang memperkuat implementasi mutu
Dokumen pendukung memastikan standar dapat diterapkan, dinilai, dikendalikan, dan ditingkatkan secara konsisten.
Pedoman dan SOP
Pedoman teknis, prosedur operasional, serta instruksi kerja untuk memastikan keseragaman proses.
Instrumen AMI
Checklist audit, daftar tilik, kriteria penilaian, catatan temuan, dan format laporan Audit Mutu Internal.
Laporan Monitoring dan Evaluasi
Rekaman capaian indikator, analisis tren, kesenjangan, risiko, kepuasan, serta rekomendasi perbaikan.
Rapat Tinjauan Manajemen
Agenda, bahan rapat, notulen, keputusan, penanggung jawab, tenggat waktu, dan pemantauan tindak lanjut.
Dokumen Pengendalian
Analisis akar masalah, tindakan korektif, mitigasi risiko, bukti perbaikan, dan verifikasi efektivitas.
Dokumen Peningkatan
Benchmarking, praktik baik, usulan revisi standar, target baru, analisis kelayakan, dan pengesahan.
Informasi minimum yang perlu dicantumkan
Identitas yang konsisten membuat dokumen mudah ditemukan, diverifikasi, digunakan, dan diaudit.
Siklus pengelolaan dokumen mutu
Pengendalian dilakukan sejak penyusunan hingga penarikan dokumen agar seluruh pengguna selalu memakai versi yang benar.
Penyusunan
Menetapkan kebutuhan, ruang lingkup, pemilik proses, format, kode, dan isi dokumen berdasarkan standar yang berlaku.
Penelaahan
Memeriksa kesesuaian regulasi, konsistensi istilah, kelayakan penerapan, indikator, dan hubungan dengan dokumen lain.
Pengesahan
Memperoleh persetujuan pejabat berwenang dan menetapkan tanggal berlaku serta status salinan terkendali.
Publikasi dan Distribusi
Menyediakan dokumen pada repositori resmi dan memastikan unit terkait menerima serta memahami dokumen.
Implementasi
Menggunakan dokumen dalam pelaksanaan kegiatan dan menghasilkan rekaman mutu sebagai bukti penerapan.
Tinjauan dan Revisi
Menilai relevansi secara berkala serta memperbarui dokumen berdasarkan regulasi, evaluasi, audit, dan kebutuhan pengguna.
Penarikan Versi Lama
Mencegah penggunaan dokumen kedaluwarsa melalui penandaan, penarikan, pembatasan akses, dan pemberitahuan revisi.
Arsip dan Retensi
Menyimpan versi historis dan rekaman sesuai masa retensi, keamanan data, kebutuhan audit, dan ketentuan pemusnahan.
Pihak yang mengelola dan menggunakan dokumen
Pengelolaan dokumen membutuhkan koordinasi antara pimpinan, BPM, pemilik proses, unit mutu, serta seluruh pengguna.
Pimpinan Universitas
Menetapkan arah kebijakan, memberikan persetujuan, mengesahkan dokumen strategis, dan menyediakan sumber daya.
BPM
Mengoordinasikan penyusunan, standardisasi format, pengendalian versi, distribusi, tinjauan, serta penyimpanan dokumen.
Pemilik Proses
Menyusun isi teknis, memastikan kelayakan, melaksanakan dokumen, memelihara rekaman, dan mengusulkan revisi.
Gugus atau Unit Mutu
Mendampingi implementasi, memeriksa ketersediaan bukti, memantau penggunaan versi, dan melaporkan kebutuhan perbaikan.
Auditor Internal
Memverifikasi kesesuaian dokumen, status revisi, implementasi, rekaman mutu, serta efektivitas pengendalian dokumen.
Seluruh Pengguna
Mengakses dokumen resmi, menggunakan versi aktif, menjaga bukti pelaksanaan, dan melaporkan ketidaksesuaian.
Tautan pada halaman ini diarahkan ke halaman kategori dokumen SPMI. Nomor dokumen, kode, versi, tanggal pengesahan, berkas unduhan, pejabat pengesah, masa berlaku, serta hak akses perlu diisi berdasarkan repositori dan keputusan resmi UNISA Bandung. Jangan menampilkan dokumen yang bersifat internal atau terbatas tanpa persetujuan pemilik dokumen.
Gunakan dokumen sebagai dasar menjalankan siklus PPEPP
Dokumen yang sah dan terkendali menjadi acuan untuk menetapkan standar, melaksanakan proses, mengevaluasi capaian, mengendalikan temuan, dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan.